3.5 Bedrijfsvoering

Provincie als voorbeeld 
De provincie vraagt veel van haar inwoners, gemeenten en bedrijven. Dit kan niet zonder zelf het goede voorbeeld te geven. We werken dan ook aan het verduurzamen van ons cateringaanbod, ons inkopen, reduceren onze CO2-uitstoot, energieverbruik en kijken hoe we meer energie kunnen opwekken. Daarvoor gaan we in 2025 door met het ontwerpen van de verbouwplannen voor het Provinciehuis, ontwikkelen we een leertraject voor maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven en inkopen (MVOI) en gaan we aan de slag met het uitvoeringsplan voor het verduurzamen van het woon-werkverkeer. Dit vraagt nauwe samenwerking met Mens en Organisatie (voorheen HRO) zodat gemaakt beleid vertaald kan worden naar benodigde uitvoeringsactiviteiten. Ook zal in 2025 de aanbesteding voor een nieuwe cateraar worden afgerond (facilitair), waarin concrete afspraken worden gemaakt over verduurzaming van de catering in het pand. Het uitvoeringsplan en de voetafdruk die jaarlijks worden gemaakt, delen we ter informatie met Provinciale Staten.

Opvang van Oekraïense ontheemden
In het Provinciehuis zetten we de opvang van Oekraïense ontheemden in ons kantoorgebouw ook in 2025 voort. En tegelijkertijd worden plannen voor de verduurzaming van het gebouw en de herinrichting van een aantal verdiepingen verder uitgewerkt en vormgegeven. Voor de ontwikkeling van onze gebouwen verwijzen we graag naar paragraaf 3.3.5 Provinciale gebouwen.

Organisatieontwikkeling
Als provinciale organisatie willen we meebewegen met de maatschappelijke veranderingen en groei. Er komen steeds meer vraagstukken op ons af en het Rijk doet in toenemende mate een beroep op ons. Om de gewenste doorontwikkeling van onze organisatie te realiseren is in 2023 een concernopgave organisatieontwikkeling gestart. Een participatief traject om samen met onze medewerkers in beeld te brengen waar doorontwikkeling gewenst is. De opgave organisatieontwikkeling rondt in 2025 af en zal zorgdragen voor borging van resultaten en activiteiten in de organisatie. Deze borging is essentieel, aangezien we als organisatie blijvend mee willen blijven ontwikkelen met dat wat de buitenwereld van ons vraagt. De benodigde uitvoering doen we zoveel mogelijk met onze eigen collega’s, via bestaande budgetten en we sluiten aan bij lopende initiatieven.

Een grote overkoepelende uitdaging is de krapte op de arbeidsmarkt. De veranderende arbeidsmarkt vraagt niet alleen om te kijken naar de instroom, maar vooral naar hoe onze medewerkers gezond, gelukkig en bekwaam aan het werk (be)houden. Het vraagt duurzaam verbinden en laten groeien van medewerkers. We willen als organisatie een sociaal veilig werkklimaat hebben dat ruimte biedt voor diversiteit en inclusiviteit. Invloeden van nieuwe wet- en regelgeving zoals de wet DBA en opvolgende wetgeving zijn ook factoren om rekening mee te houden in de ontwikkeling van de arbeidsmarkt. Dat betekent dat we ons opnieuw moeten verhouden tot het onderwerp inhuur. We constateren dat het niet wenselijk is in de huidige arbeidsmarkt om een quotum of plafond te hanteren. Hoewel ruim 2/3 aan vacatures wordt vervuld binnen overheidsorganisaties, zijn er specifieke tekortrichtingen (denk aan ICT’ers, technici, financieel personeel, juristen en beleidsadviseurs) dat geldt voor onze Provincie ook, waardoor de uitvoering van overheidstaken in sommige domeinen, programma’s teams in de knel kan komen. Er is behoefte aan tijdelijk personeel waar op dat moment niet voldoende specialistische kennis aanwezig is. Wat we wel gaan doen om de inhuur op structureel werk te beperken werken we momenteel verder uit en informeren we over in een volgende “Staat van de Organisatie”. In 2024 is gestart met een jaarlijks document “Staat van de Organisatie” dat op hoofdlijnen beschrijft hoe de provinciale organisatie van de provincie Utrecht ervoor staat. Het bestaat uit een aantal kerncijfers over de organisatie en beschrijft op hoofdlijnen welke ontwikkelingen invloed hebben gehad op de staat van de organisatie en wat de richting is die wordt ingezet.

Arbeidscapaciteit
In deze paragraaf hebben we de bedragen voor de loonkosten en inhuur van externen op totaalniveau voor het jaar 2025 begroot. Ambtelijk wordt er gewerkt aan een nieuwe systematiek van het toerekenen van de loonkosten en inhuur van externen. Dit is onder andere gebaseerd op de ambities uit het coalitieakkoord om de uitvoeringskosten meer ten laste van de programmabudgetten te laten drukken. De verwachting is dat dit in het begrotingsjaar 2025 verder zal zijn uitgewerkt en zullen hierover in de P&C-cyclus nadere informatie verstrekken.

De arbeidskosten, primair een verantwoordelijkheid van GS en directie, bestaan uit loonkosten (vaste formatie) en de kosten voor inhuur van externen. Het BBV schrijft voor dat arbeidskosten, verbonden aan de uitvoering van programma’s en investeringsprojecten, direct daaraan moeten worden toegerekend. In het coalitieakkoord wordt dit onderschreven met de ambitie om daarnaast ook de kosten van de subsidieverlening toe te rekenen aan de betreffende begrotingsprogramma’s.

Onderstaand wordt nader ingegaan op de benodigde arbeidskosten, bestaande uit:

1. Loonkosten voor de formatie van de provincie Utrecht zijn voor de begroting 2025 € 115 mln.;
2. Kosten voor de inhuur van externen zijn voor de begroting 2025 € 36 mln.

Het formatiebudget bestaat uit vaste en variabele loonkosten en uit overige personeelsgerelateerde kosten. Vaste loonkosten zijn de reguliere beloningen volgens de salarisschaal en vaste toelagen voor bijvoorbeeld woon-werkverkeer of vaste onkostenvergoedingen. Variabele loonkosten hebben betrekking op betalingen met een incidenteel karakter zoals overwerkkosten, toelagen onregelmatigheid en reis- en verblijfkosten. In de overige personeelsgerelateerde kosten zijn begrepen de opleidingen die niet van het POB-budget afgaan, kosten voor arbobegeleiding en teamgerelateerde kosten.

De omvang van de inhuur is een managementkeuze waarbij het uitgangspunt van strategisch personeelsbeleid is continue optimale benutting van medewerkers in dienst van de organisatie. Ondanks dit uitgangspunt hebben we momenteel te maken met de krapte op de arbeidsmarkt. Daarnaast kunnen er redenen zijn die redelijkerwijs leiden tot de conclusie dat het werk moet worden uitgevoerd door externe medewerkers.

Externe inhuur wordt beperkt tot:

• Nieuw werk ter overbrugging in combinatie met het overdragen aan en inwerken van medewerkers (‘meester-leerling-gezel’);
• Structureel werk dat gaat verdwijnen;
• Evident tijdelijk werk (klussen, projecten, externe financiering, investeringsprogramma’s);
• Krapte op de arbeidsmarkt.

Concreet zetten we in 2025 in op:

• vaste formatie zoveel mogelijk met vast personeel bezetten;
• sturen op het onderschrijden van de geraamde inhuur kosten;
• ontwikkelen van een systematiek om de overhead mee te laten bewegen met de opgaven en de ambities uit het coalitieakkoord.

In de P&C-cyclus en in de Staat van de Organisatie zullen we u informeren over de voortgang.

Instrumenten subsidies, inkoop en criteria MVOI 
Het inzetten van subsidies is een belangrijk instrument van de provincie om maatschappelijke doelen te bevorderen. De provincie Utrecht vindt het belangrijk dat de subsidieregelgeving en de uitvoering van het subsidieproces goed aansluiten op de behoefte van subsidieaanvragers. Om tegemoet te komen aan de aandachtspunten van de subsidieaanvragers, is de Algemene Subsidieverordening Provincie Utrecht 2022 (AsvpU) op een aantal punten gewijzigd en zijn er ook enkele actuele inzichten verwerkt. Bovendien willen we voorkomen dat opnieuw achterstanden ontstaan. Voorbereidingen zijn getroffen voor enerzijds de uitvoeringscapaciteit die nodig is bij de organisatie en anderzijds voor het bepalen van de volgorde van uit te voeren regelingen.

Na de succesvolle implementatie van het nieuwe inkoopbeleid in 2023 volgt dit jaar een evaluatie over de werking van het beleid, en de start van een jaarlijkse verantwoording over zowel de afwijkingen op het inkoopbeleid als de afhandeling van eventuele aanbestedingsklachten.

Het opnemen van minimaal één MVOI-thema uit het manifest MVOI bij iedere meervoudige aanbesteding en de hogere procedures is inmiddels goed verankerd in de inkoopprocessen, conform de ambitie uit het inkoopbeleid. Verdere standaardisatie van deze thema’s door middel van een criteriatool is nog onderwerp van gesprek, zowel intern als extern. Utrecht is ook nauw betrokken bij de landelijke initiatieven daarover. Inkoop organiseert vanaf 2025 een expertteam MVOI die projectleiders helpt met het specificeren en formuleren van duurzame (waaronder circulaire) uitvoeringsvoorwaarden. Daarnaast wordt met de Utrecht academie in 2025 een leer- en verbeterprogramma rond duurzaam opdrachtgeverschap ontwikkeld. Tot slot werkt Inkoop samen met de kwartiermaker circulair opdrachtgeverschap, van de circulaire opgave, om circulair opdrachtgeverschap en assetmanagement binnen de provincie te versterken bij drie prioritaire gebieden: mobiliteit, facilitaire zaken en ICT. Dit is ook onderdeel in het organisatiebrede Actieplan MVOI 2025.

De selectie voor een nieuw contractbeheer en -managementsysteem vindt in 2025 tot 2026 plaats nadat er eerder vertraging was opgelopen op dit traject. Het nieuwe contractmanagementsysteem heeft ook als doel het decentraal contractmanagement meer handvatten te geven waardoor decentraal het opdrachtgeverschap op o.a. de MVOI- thema’s beter te monitoren is en daarmee de behaalde resultaten beter inzichtelijk te krijgen. Het decentraal contractmanagement wordt het mogelijk gemaakt de doelstellingen, zoals opgenomen in de overeenkomsten, kwantitatief en kwalitatief beter te gaan monitoren. Hierdoor kan de opdrachtgever in de voortgang van de overeenkomst beter sturen op deze doelstellingen. Als dit decentraal consequent wordt toegepast kan op termijn op centraal niveau gerapporteerd worden over de voortgang in het bereiken van de contractdoelstellingen, zoals op onder andere de MVOI-thema’s.

Digitalisering
We leven in een tijd van grote, ingewikkelde maatschappelijke uitdagingen. Niet alleen op het gebied van klimaat, wonen, natuur, maar ook rondom veiligheid, werken, mobiliteit en gezondheid. Het oplossen van deze uitdagingen vormt de kern van ons handelen. Informatievoorziening en digitalisering is niet meer los te zien van vakinhoudelijke visies en plannen. Dat wil zeggen dat de productiefactor kennis en informatie een dominante rol spelen in het primaire (beleids)proces. Veel van deze kennis ligt steeds meer en vaker vast in data en in systemen of applicaties. Tevens verlenen we diensten via die systemen.

Hoe we tegenover deze ontwikkelingen staan leggen we vast in een “Visie op informatievoorziening digitalisering”, welke we in het eerste kwartaal 2025 aan Provinciale Staten zullen voorleggen. Daarin geven we op hoofdlijn richting aan het thema informatie en digitalisering in relatie tot 1) de Utrechtse Samenleving 2) de Innovatieve Provincie en 3) de Interne IV-organisatie.
Wet open overheid

De Wet open overheid (Woo) is ingegaan op 1 mei 2022 en kent een implementatieperiode van maximaal 5 jaar. Belangrijke speerpunten van de wet zijn:

• Een inspanningsverplichting tot actief openbaar maken van in ieder geval informatie betreffende beleid, inclusief de voorbereiding, uitvoering, naleving, handhaving en evaluatie (art 3.1);
• Openbaarmakingsplicht op verzoek: de overheid maakt informatie openbaar als iemand erom vraagt;
• Het verplicht actief openbaar maken van documenten uit 17 informatiecategorieën (art 3.3) (waarvan 15 van toepassing op de provincie Utrecht);
• Het op orde brengen van de Informatiehuishouding (art 2.4 en 6.1) en monitoring hiervan.

Met de komst van de Wet open overheid moet ook de provincie Utrecht (PU) documenten actief openbaar maken. De documenten die deel uitmaken van één van de 15 informatiecategorieën uit de Woo moeten, zonder dat hier om gevraagd wordt, actief gepubliceerd worden. In de Woo zijn categorieën van informatie benoemd, hiermee worden documentsoorten als besluitenlijsten GS, beschikkingen, adviezen en onderzoeken bedoeld. Deze zullen de komende periode openbaar moeten worden gemaakt. 

Openbaar maken gebeurt op de communicatiekanalen van de PU waarop informatie categorieën zichtbaar zijn. Deze categorieën worden ook gelinkt aan het landelijke platform Woo-Index.

In januari 2024 is de strategisch inhoudelijk manager Informatievoorziening aangewezen als opdrachtgever en is een nieuw projectplan geschreven. De implementatieperiode van 5 jaar wordt vanuit het Rijk gefinancierd met een structurele en incidentele middelen beschikbaar gesteld via het provinciefonds. Kernactiviteiten van het project zijn:

• Het (laten) realiseren en in beheer (laten) nemen van de procesverbeteringen, werkwijzen, metadata, IT-voorzieningen die ondersteunend zijn aan de realisatie van de met de organisatie afgestemde business waarden.
• De implementatie van een nieuwe werkwijze die voldoet aan de Woo.
• Verandering van houding en gedrag voor de medewerkers door training, opleidingen, communicatie en begeleiding vanuit het project.
• De realisatie de aansluiting op het landelijke publicatieplatform Woo-index.
• De dienstverlening ter ondersteuning aan de overige processen van de domeinen en teams.

De Woo wordt ingevoerd in nauwe samenwerking met het ministerie van BZK, het Interprovinciaal Overleg (IPO) en medeoverheden (Rijk, Unie van Waterschappen, Vereniging van Nederlandse Gemeenten). Wij proberen bij de invoering van de Woo zoveel mogelijk aan te sluiten bij de bestaande werkprocessen. Op dit moment verloopt de invoering van de Woo binnen de provincie Utrecht conform planning. Verantwoording van de voortgang van de uitvoering van de Woo zal plaatsvinden middels de reguliere P&C-cyclus van de provincie.

Veel informatie wordt al gepubliceerd via de provincie website (www.provincie-utrecht.nl ). Het betreft hier de volgende onderwerpen: Stateninformatie, overzicht subsidieverstrekkingen en vergunningen en ontheffingen, provinciale organisatiegegevens besluitenlijsten GS, Woo-verzoeken en -besluiten en jaarverslagen. De rol van Woo-contactfunctionaris, zoals deze in de wet is bedoeld, moet nog worden ingevuld. Voor de Woo-verzoeken is een Woo-coördinator aangesteld. Daar waar mogelijk hebben verbeteringen plaatsgevonden, bijvoorbeeld het publiceren van de actuele Woo-besluiten (betreft hier zoals het voorheen heette ‘Wob verzoeken’). 

Rechtmatigheidsverantwoording (RMV)
Als organisatie willen wij onrechtmatigheden voorkomen door de (mogelijke) begrotingsafwijkingen eerder te signaleren en te melden aan PS. Daartoe zijn er al diverse organisatorische maatregelen genomen zoals het tussentijds evalueren van afwijkingen op het gebied van wet- en regelgeving van aanbestedingen. Dit doen we om van te kunnen leren. Het proces (rolverdeling en procesafspraken) van de rechtmatigheidsverantwoording bij inkoop- en aanbestedingen, die in nauwe samenwerking met het team AO/IC en Concerncontrol (CCO) wordt uitgevoerd, zal voor de zomernota van 2025 verder worden geëvalueerd. Als laatste volgen we actief nieuwe ontwikkelingen op het gebied van rechtmatigheid en waar nodig zullen wij deze implementeren.